Receptionist(e) / Office Manager

 📣 Vacature Office manager / Receptionist(e) Crystalic Business Park

Ben jij op zoek naar een leuke, afwisselende parttime baan als officemanager/receptionist(e)? Dan zoeken wij jou! Bij Crystalic Business Park willen we ons team versterken met een enthousiaste en servicegerichte collega.

Wat ga je doen?

Als officemanager/receptionist(e) (m/v) ben jij hét gezicht van ons bedrijfsverzamelgebouw Crystalic. Jij bent het aanspreekpunt voor de meer dan tachtig huurders van Crystalic en hun bezoekers. Je werkt op vaste dagen per week en wilt bijspringen wanneer collega’s afwezig zijn. Jouw taken zijn als volgt onderverdeeld:

📋 Receptie en administratie

• Afhandelen van telefoon en e-mail
• Verwerken van post en pakketten
• Ontvangen en ondersteunen van bezoekers en huurders
• Nieuwe huurders wegwijs maken
• Beheren en up-to-date houden van klantprofielen en contracten
• Ondersteunende administratieve werkzaamheden voor de boekhouding

🔑 Facilitair beheer

• Beheren van flexwerkplekken en vergaderruimtes
• Opstellen van planningen
• Sleutelbeheer, receptie openen en het pand afsluiten
• Uitvoeren van facilitaire controles
• Aanspreekpunt voor technische onderhoudsdiensten

🚀  Laat jij bovengemiddelde inzet en kwaliteit zien? Dan bieden we je graag extra verantwoordelijkheden en uitdagingen aan op het gebied van social media, events, commerciële bezichtigingen of interne verbeterprojecten. We waarderen zelfstandigheid en belonen initiatief. Voorbeelden van extra verantwoordelijkheden zijn:

• Beheren van social media (Instagram en LinkedIn)
• Collega’s ondersteunen, o.a. in de lunchroom of het zalencentrum
• Organiseren en begeleiden van bezichtigingen voor potentiële huurders
• Opstellen en opvolgen van huuraanbiedingen
• Plannen en organiseren van evenementen voor huurders
• Ruimte voor eigen ideeën om Crystalic verder te verbeteren

 👤 Wie zoeken wij?

Wij zoeken iemand die:

• Goede computervaardigheden heeft (Windows, Outlook, Word, OneDrive en Excel)
• De Nederlandse taal goed beheerst en professioneel kan schrijven
• Basiskennis van Engels heeft
• Secuur en systematisch werkt
• Stressbestendig is
• Ervaring heeft met klantcontact en gastvrij is
• Bereid is om een BHV-diploma te halen (of deze al heeft)
• Communicatief vaardig is en klant- en servicegericht
• Enthousiast, representatief, administratief sterk is en goed in staat is overzicht te behouden
• Ervaring heeft als Receptionist(e) met lichte administratieve werkzaamheden

🕒 Werkuren en flexibiliteit

• Wij zoeken iemand die 3 dagen, 24 uren kan werken. Onze voorkeur gaat uit naar iemand die woensdag, donderdag en vrijdag beschikbaar is.
• Werkuren zijn tussen 8.15 uur en 17.00 uur.
• Extra uren in de lunchroom of zalencentrum zijn mogelijk, maar niet verplicht.

💼 Voorbeeld: Hoe ziet een werkdag eruit?

Je begint je werkdag rond 08:15 uur met het openen van de receptie. Terwijl het gebouw langzaam tot leven komt, check je eerst de reserveringen voor de flexkantoren van die dag. Je zorgt dat alles klaarstaat voor een vlotte start van de dag. Huurders druppelen binnen. Sommigen lopen direct door naar hun kantoor, anderen maken een kort praatje of komen even langs de balie om een pakketje op te halen of te vragen of er ’s middags nog een flexwerkplek beschikbaar is.

Na het eerste drukke uurtje achter de balie, werk je de mailbox bij en handel je binnengekomen telefoontjes of verzoeken af. Rond 10:00 uur is het tijd voor een welverdiend koffiemoment met je collega’s van Koffie & Lunch – even bijpraten.

Aan het einde van de ochtend staat er een bezichtiging op de planning. Je ontvangt een potentiële huurder en neemt deze enthousiast mee naar een kantoorruimte op de tweede verdieping. Tijdens de rondleiding vertel je over de sfeer in het gebouw, de faciliteiten en de voordelen van het huren bij Crystalic Business Park. Je denkt mee, luistert naar wensen en zorgt dat de huurder zich welkom voelt.

Na de lunch – vers bereid door de collega’s van Koffie & Lunch – duik je in het boekhoudprogramma. Je werkt aan de facturen van de afgelopen maand en controleert of alles klopt. Ondertussen ontvang je een mailtje van Rollema Vastgoed met de vraag of je een overzicht kunt maken van het de bezetting van een specifieke flexruimte. Je stelt een duidelijke rapportage op en stuurt deze terug.

Later op de middag komt er iemand van het Technisch Team van Rollema Vastgoed bij je langs. De dag ervoor was er een melding binnengekomen over een klemmende deur. Je loopt mee om te laten zien om welke deur het gaat en zorgt dat de storing wordt opgepakt.

Voordat je de dag afsluit, maak je nog een laatste ronde door het gebouw. Je controleert of de algemene ruimtes netjes zijn, of alles op zijn plek staat en of er nog iets aandacht nodig heeft. Op de valreep komt nog een huurder langs om haar tag waarmee ze toegang heeft tot haar verdieping opnieuw te activeren, je helpt haar graag en regelt dit met het toegangssysteem. Daarna sluit je de receptie af, met de voldoening van een afwisselende en productieve werkdag.

 📆 Startdatum

• Je kunt starten vanaf 1 juli, maar in overleg is een andere stardatum mogelijk

🌟 Wat bieden wij?

• Een zelfstandige, afwisselende functie
• Marktconform salaris met groeimogelijkheden op basis van prestaties
• Vrije dagen en dagelijkse lunch
• Leuke teamuitjes en een fijne werksfeer
• Ondersteuning vanuit je leidinggevende
• Reiskostenvergoeding
• Mogelijkheden voor training en professionele ontwikkeling
• Een dynamische werkomgeving waar samenwerking centraal staat
• Onze eerste contracten zijn altijd voor de duur van 6 maanden, maar onze intentie is om een langdurige samenwerking aan te gaan. Heb jij het naar je zin en zijn wij tevreden over je functioneren? Dan zetten we dit om naar een vast dienstverband. Dit kan ook eerder als we beide tevreden zijn. Bij verlenging krijg je salarisverhoging.

🏠 Over Rollema Vastgoed

Rollema Vastgoed is sinds 2012 actief in verschillende branches, zoals verhuur van onroerend goed en exploitatie van horeca. We zijn een hecht familiebedrijf en eigenaar van Crystalic Business Park sinds 2019. We streven naar hoog serviceniveau en persoonlijk contact.

🏢 Over Crystalic Business Park

Crystalic Business Park is een uniek bedrijfsverzamelgebouw in Leeuwarden. Met meer dan 80 huurders is er elke dag bedrijvigheid. Naast de vaste kantoren verhuren we in Crystalic ook flexibele kantoren (dagkantoren) en vergaderruimtes en vergaderzalen. In Crystalic vind je ook de lunchroom Koffie & Lunch, waar jouw collega’s de lekkerste lunches bereiden en de catering voor zaalverhuur verzorgen.

✉️ Solliciteren?

Stuur je CV en motivatiebrief uiterlijk vrijdag 13 juni 2025 naar info@rollemavastgoed.nl.

Belangrijke sollicitatie-instructies (worden meegewogen bij de selectie):

• Vermeld in het onderwerp van je e-mail: "Sollicitatie vacature Crystalic"
• Geef in je motivatiebrief antwoord op: "Waarom wil jij bij Crystalic werken?"
• Stuur je CV als PDF, met als bestandsnaam bijvoorbeeld: "CV_JouwNaam_Crystalic.pdf"

Zonder volledige of zorgvuldige sollicitatie kunnen we je niet meenemen in de procedure. We zoeken iemand die helder communiceert en oog heeft voor detail – dit is je eerste kans om dat te laten zien.

Meer weten over de werkplek? Bekijk: www.crystalic.nl

 📞 Nog vragen?

Neem contact op met: Jelle Rollema, 058 23 00 124, optie 2 of stuur een mail naar info@rollemavastgoed.nl

🧾 Praktisch overzicht

Soort dienstverband: Parttime, Uitzicht op vast, Bepaalde tijd

Contractduur: 6 maanden met uitzicht op vast contract

Salaris: Marktconform

Werklocatie: Fysiek

Deadline sollicitaties: 13-06-2025