Directiesecretaresse

Wat ga jij doen?

Als secretaresse kun je uitstekend organiseren en stel je alles in het werk om alle activiteiten van de directeuren en management (en bestuurders) professioneel te laten verlopen. Het is niet zomaar een functie: deze interne plek biedt je de gelegenheid om te groeien, te ontdekken en je verder te ontwikkelen als secretaresse in een bestuurlijke omgeving.

Als secretaresse van één van de directeuren werk je middenin een dynamische en politieke omgeving en sta je in goede verbinding met veel collega's in de organisatie. Hierin kun je gemakkelijk het overzicht bewaren, prioriteiten stellen en handel je zorgvuldig, adequaat en snel. Je krijgt de ruimte om bij te dragen én te groeien in een veelzijdige omgeving.

Wat ga je verder doen?

• Beheer van de agenda's van de directeuren, inclusief de voorbereiding van vergaderingen en de notulering daarvan, om ervoor te zorgen dat belangrijke inzichten en actiepunten worden vastgelegd.
• Beheren van telefoon- en e-mailverkeer en contact onderhouden met collega's, managers en teamsecretaresses.
• Afhandelen van alle vormen van correspondentie (digitaal en fysiek).
• In samenwerking met je collega's uit het secretariaat bijdragen aan een soepel lopende organisatie en inspringen waar nodig.
• Organiseren en bewaken van de B&W agenda: verwerken in IBABS, beheren van de mailbox, terugkoppeling verwerken, aanjagen van collega's en signaleren wanneer stukken aangeleverd moeten worden en publicatie intranet + website.
• Afhandelen van Collegezaken: uitzetten van schriftelijke vragen (actuele vragen/moties), bijhouden van de lange termijn agenda (LTA): signalerings- en aanjaagfunctie en bijhouden van toezeggingen.

Wat bieden we jou?

Wil jij groeien in je vak én bijdragen aan een soepel lopende organisatie? Deze interne vacature biedt je een mooie kans om als secretaresse verder te groeien, samen te werken met een hecht team en ervaring op te doen in een dynamische, bestuurlijke omgeving.

• Een prima salaris tot maximaal € 4.383,- bruto per maand (schaal 8, HR 21 profiel Medewerker administratief & secretarieel I) bij een volledig dienstverband, exclusief de opbouw van 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een half jaar, met een optie tot verlenging tot een jaar.
• De overige arbeidsvoordwaarden die van gemeente Súdwest-Fryslân gewend bent.

Wie ben jij?

• Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Je bent in het bezit van een afgeronde secretariële opleiding met minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Je werkt zelfstandig en proactief, bent accuraat en hebt een dienstverlenende instelling. Daarnaast ben je representatief, flexibel en communicatief vaardig.
• Je kunt werken met MS Office (Outlook, Word, Excel). Werkervaring met Corsa/Corsa Bestuur/iBabs is een pré.
• Je beheerst de Nederlandse en Friese taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Waar ga jij werken?

Samen met de collega's van het secretariaat, kabinet, de bestuursadviseurs en de bestuurssecretaris vorm je één team. Bestuurszaken staat direct in verbinding met de directie en biedt ondersteuning aan het bestuur bij besluitvorming, voorbereiding van bestuurlijke activiteiten en het beheer van de bestuurlijke agenda's van de burgemeester, wethouders en directeuren. In ons team werken krachtige professionals samen in een prettige sfeer.

Past deze baan perfect bij jou? Zo gaat het proces in z'n werk:

Vragen icoon